Guide pratique - Organiser une Assemblee Generale

L'Assemblée Générale est le moment clé de la vie d'une copropriété. C'est lors de cette réunion annuelle que se prennent toutes les décisions importantes : budget, travaux, choix du syndic. Une AG bien préparée et bien conduite garantit une copropriété sereine. Voici le guide complet pour organiser une Assemblée Générale réussie.

Qu'est-ce qu'une Assemblée Générale de copropriété ?

L'Assemblée Générale (AG) réunit l'ensemble des copropriétaires d'un immeuble pour prendre collectivement les décisions concernant les parties communes. C'est l'organe souverain de la copropriété.

Les différents types d'AG

Type	Fréquence	Objet
AG ordinaire	Une fois par an (obligatoire)	Budget, approbation des comptes, élection du conseil syndical
AG extraordinaire	En cas de besoin	Travaux urgents, modification du règlement, vente de parties communes

Qui peut convoquer une AG ?

• Le syndic : C'est son rôle principal, il convoque l'AG annuelle
• Le conseil syndical : Peut demander la convocation au syndic
• Les copropriétaires : Représentant au moins 25% des voix peuvent exiger une AG
• Le président du tribunal : En cas de carence du syndic

Préparer l'Assemblée Générale

Étape 1 : Fixer la date et le lieu

L'AG doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Le syndic choisit généralement :

• Date : En soirée (18h-20h) ou le samedi matin pour maximiser la participation
• Lieu : Salle de l'immeuble, mairie, salle municipale ou local du syndic
• Format : Présentiel, visioconférence ou mixte (depuis la loi ELAN)

Étape 2 : Établir l'ordre du jour

L'ordre du jour liste toutes les questions qui seront soumises au vote. Il doit être complet car seules les résolutions inscrites peuvent être votées.

Points obligatoires de l'AG annuelle

1. Approbation des comptes de l'exercice clos
2. Vote du budget prévisionnel
3. Élection ou renouvellement du conseil syndical
4. Désignation ou renouvellement du syndic
5. Cotisation au fonds travaux (minimum 5%)

Points facultatifs courants

• Travaux d'entretien ou d'amélioration
• Modification du règlement de copropriété
• Autorisation de travaux privatifs
• Questions diverses

Étape 3 : Préparer les documents

Le syndic doit joindre à la convocation tous les documents nécessaires à la prise de décision :

• Comptes annuels : Bilan, compte de gestion, annexes
• Budget prévisionnel : Détail par poste de dépenses
• Devis : Pour tous les travaux soumis au vote
• Projets de résolution : Texte exact de chaque question
• État des impayés : Synthèse des charges non réglées

La convocation : règles strictes

Délai de convocation

La convocation doit être envoyée au minimum 21 jours avant la date de l'AG. Ce délai court à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée.

Contenu obligatoire

Élément	Détail
Date, heure, lieu	Informations précises sur la tenue de l'AG
Ordre du jour	Liste numérotée de toutes les questions
Projets de résolution	Texte exact de chaque décision à voter
Documents annexes	Comptes, budget, devis, contrats
Formulaire de pouvoir	Pour se faire représenter

Mode d'envoi

• Lettre recommandée avec AR : Mode par défaut
• Remise contre émargement : Possible si le copropriétaire l'accepte
• Email avec accusé de réception : Si le copropriétaire a donné son accord écrit

Attention aux irrégularités

Une convocation irrégulière peut entraîner l'annulation de toutes les décisions prises en AG. Les causes d'annulation les plus fréquentes :

• Délai de 21 jours non respecté
• Ordre du jour incomplet ou imprécis
• Documents manquants
• Copropriétaire non convoqué

Se faire représenter : le pouvoir

Un copropriétaire qui ne peut pas assister à l'AG peut donner pouvoir à une personne de son choix pour voter en son nom.

Qui peut recevoir un pouvoir ?

• Un autre copropriétaire
• Un conjoint ou partenaire
• Toute personne majeure (ami, famille, avocat)

Limites

• Le syndic ne peut pas recevoir de pouvoir
• Un mandataire ne peut détenir plus de 3 pouvoirs (sauf si le total ne dépasse pas 10% des voix)
• Le pouvoir doit être écrit et signé

Pouvoir en blanc ou avec instructions

• Pouvoir en blanc : Le mandataire vote comme il le souhaite
• Pouvoir avec instructions : Le mandataire doit respecter les consignes (pour, contre, abstention)

Le déroulement de l'AG

1. Émargement et vérification du quorum

À l'entrée, chaque copropriétaire signe la feuille de présence qui indique :

• Son nom et l'identification de son lot
• Le nombre de tantièmes qu'il représente
• S'il détient des pouvoirs

2. Élection du bureau

L'AG élit en début de séance :

• Le président de séance : Dirige les débats et met aux voix
• Un ou deux scrutateurs : Comptent les votes
• Le secrétaire : Généralement le syndic, rédige le procès-verbal

3. Examen des questions dans l'ordre

Chaque résolution est présentée, débattue puis mise aux voix. Le président annonce le résultat (adoptée ou rejetée) avec le décompte des voix.

4. Clôture et signature

À la fin de l'AG, le procès-verbal est signé par le président, le(s) scrutateur(s) et le secrétaire.

Les règles de majorité

La loi du 10 juillet 1965 prévoit différentes majorités selon l'importance des décisions.

Article 24 - Majorité simple

Majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés.

• Approbation des comptes
• Vote du budget prévisionnel
• Travaux d'entretien courant
• Élection du conseil syndical

Article 25 - Majorité absolue

Majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents).

• Désignation du syndic
• Travaux d'amélioration
• Autorisation de travaux privatifs affectant les parties communes
• Installation de compteurs individuels

La passerelle de l'article 25-1

Si la majorité de l'article 25 n'est pas atteinte mais que le projet recueille au moins 1/3 des voix, un second vote peut immédiatement avoir lieu à la majorité de l'article 24.

Article 26 - Double majorité

Majorité des copropriétaires représentant au moins 2/3 des tantièmes.

• Modification du règlement de copropriété
• Vente de parties communes
• Suppression du poste de gardien

Unanimité

Accord de tous les copropriétaires sans exception.

• Modification de la répartition des charges
• Aliénation de parties communes nécessaires à l'usage des lots

Après l'AG : le procès-verbal

Contenu du PV

Le procès-verbal doit mentionner :

• Date, lieu et horaires de début et fin
• Identité du président, des scrutateurs et du secrétaire
• Présents, représentés et absents
• Chaque résolution avec le texte exact
• Résultat du vote (pour, contre, abstention)
• Nom des opposants et abstentionnistes

Notification

Le syndic doit notifier le PV aux copropriétaires opposants et défaillants dans le mois suivant l'AG. Cette notification fait courir le délai de contestation de 2 mois.

Contestation des décisions

Un copropriétaire peut contester une décision d'AG devant le tribunal judiciaire dans un délai de 2 mois à compter de la notification du PV. Seuls peuvent contester :

• Les opposants (qui ont voté contre)
• Les défaillants (absents non représentés)

Checklist : réussir votre AG

Avant l'AG

• Vérifier que la convocation est arrivée 21 jours avant
• Lire l'ordre du jour et les documents joints
• Préparer vos questions sur les comptes et le budget
• Demander des devis comparatifs si des travaux sont proposés
• Organiser votre pouvoir si vous ne pouvez pas venir

Pendant l'AG

• Arriver à l'heure pour l'émargement
• Participer aux débats de manière constructive
• Demander des explications sur les points obscurs
• Voter de manière éclairée
• Vérifier que vos votes sont bien enregistrés

Après l'AG

• Attendre le procès-verbal (envoyé sous 1 mois)
• Vérifier la conformité avec les votes
• Contester dans les 2 mois si nécessaire
• Prévoir les appels de fonds votés

Comment Coproo facilite vos AG

Avec Coproo, l'organisation des Assemblées Générales devient simple et efficace :

• Convocations automatiques : Génération et envoi en quelques clics
• Gestion des pouvoirs : Collecte et validation des procurations en ligne
• Vote en temps réel : Décompte automatique selon les majorités requises
• PV automatisé : Génération instantanée du procès-verbal
• Archivage sécurisé : Tous vos PV accessibles à tout moment

Une AG bien préparée, c'est une copropriété qui avance sereinement. Anticipez, participez, et faites entendre votre voix pour des décisions qui vous concernent directement.