Syndic benevole : guide complet

Le syndic bénévole est une alternative souvent méconnue au syndic professionnel. Dans les petites copropriétés, un copropriétaire peut assurer gratuitement cette fonction et faire économiser plusieurs milliers d'euros par an à l'immeuble. Mais attention : être syndic bénévole, c'est aussi assumer des responsabilités juridiques importantes. Ce guide vous explique tout ce qu'il faut savoir avant de vous lancer.

Qu'est-ce qu'un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole (ou syndic non professionnel) est un copropriétaire élu par l'Assemblée Générale pour gérer la copropriété. Contrairement au syndic professionnel, il n'est pas rémunéré pour cette fonction et n'a pas besoin de carte professionnelle.

Ce que dit la loi

La loi du 10 juillet 1965 autorise explicitement la désignation d'un syndic bénévole. Les articles 17 et 18 définissent les missions du syndic, qu'il soit professionnel ou non. Le syndic bénévole a les mêmes obligations légales qu'un syndic professionnel.

Syndic bénévole vs syndic professionnel

Critère	Syndic bénévole	Syndic professionnel
Coût	Gratuit (sauf remboursement de frais)	150 à 300€/lot/an
Disponibilité	Variable selon l'emploi du temps	Horaires de bureau
Expertise	À acquérir	Formation professionnelle
Carte professionnelle	Non requise	Obligatoire
Garantie financière	Non obligatoire	Obligatoire
Assurance RC pro	Très recommandée	Obligatoire

Pourquoi devenir syndic bénévole ?

Les avantages

• Économies significatives : 2 000 à 5 000€/an pour une copropriété de 10-20 lots
• Réactivité : Vous habitez l'immeuble, vous êtes sur place
• Transparence : Accès direct aux informations, pas d'intermédiaire
• Implication : Vous défendez votre propre patrimoine
• Simplicité : Décisions rapides, moins de bureaucratie

Les inconvénients

• Temps : Plusieurs heures par semaine selon la taille de l'immeuble
• Responsabilité : Vous êtes juridiquement responsable
• Compétences : Comptabilité, droit, gestion technique à maîtriser
• Relations : Gérer les conflits entre voisins
• Disponibilité : Urgences à toute heure

Pour qui est-ce adapté ?

Le syndic bénévole convient particulièrement aux :

• Petites copropriétés : Moins de 15-20 lots
• Immeubles récents : Peu de travaux à gérer
• Copropriétaires motivés : Avec du temps et de l'énergie
• Communautés soudées : Bonne entente entre voisins

Comment devenir syndic bénévole

Étape 1 : Proposer sa candidature

Inscrivez votre candidature à l'ordre du jour de la prochaine AG. Préparez une lettre de motivation expliquant :

• Votre disponibilité
• Vos compétences (gestion, comptabilité, bricolage...)
• Votre vision pour la copropriété
• Les économies attendues

Étape 2 : Le vote en AG

La désignation du syndic se fait à la majorité absolue de l'article 25 (majorité de tous les copropriétaires). Si cette majorité n'est pas atteinte mais que vous obtenez au moins 1/3 des voix, un second vote peut avoir lieu à la majorité simple (article 25-1).

Étape 3 : Établir le contrat de syndic

Même bénévole, le syndic doit avoir un contrat conforme au décret du 26 mars 2015. Ce contrat définit :

• La durée du mandat (1 à 3 ans)
• Les missions incluses
• Les éventuels remboursements de frais
• Les conditions de résiliation

Étape 4 : Les formalités administratives

• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires
• Immatriculer la copropriété au registre national (obligatoire)
• Souscrire une assurance responsabilité civile
• Récupérer les archives auprès de l'ancien syndic

Les missions du syndic bénévole

Gestion administrative

• Convoquer l'AG annuelle : Préparer l'ordre du jour, envoyer les convocations 21 jours avant
• Tenir le carnet d'entretien : Historique des travaux réalisés
• Mettre à jour la fiche synthétique : Document récapitulatif de la copropriété
• Gérer les mutations : État daté lors des ventes
• Archiver les documents : PV d'AG, contrats, factures

Gestion financière

• Établir le budget prévisionnel : Estimation des dépenses de l'année
• Appeler les charges : Trimestriellement auprès des copropriétaires
• Payer les fournisseurs : Factures, contrats d'entretien
• Tenir la comptabilité : En partie double depuis 2007
• Recouvrer les impayés : Relances, mises en demeure

Gestion technique

• Entretenir les parties communes : Nettoyage, petites réparations
• Gérer les contrats : Ascenseur, chauffage, assurance
• Organiser les travaux : Devis, suivi de chantier
• Répondre aux urgences : Fuites, pannes, sinistres

Représentation juridique

• Représenter le syndicat : En justice, auprès des administrations
• Faire respecter le règlement : Rappels à l'ordre, mises en demeure
• Gérer les sinistres : Déclarations, suivi avec l'assurance

La comptabilité du syndic bénévole

Les obligations comptables

Depuis 2007, toute copropriété doit tenir une comptabilité en partie double, conforme au plan comptable des copropriétés. C'est souvent le point le plus complexe pour un syndic bénévole.

Les documents à produire

• Bilan : Actif et passif de la copropriété
• Compte de gestion générale : Charges et produits de l'exercice
• État des dettes et créances : Ce que doit et ce qu'on doit à la copropriété
• Annexes réglementaires : 5 annexes obligatoires

Solutions pour la comptabilité

Option	Avantages	Inconvénients
Logiciel spécialisé	Conforme, automatisé	Coût annuel (200-500€)
Expert-comptable	Sécurité, conformité	Coût (500-1500€/an)
Tableur Excel	Gratuit	Risque d'erreur, non conforme
Coproo	Simple, conforme, abordable	-

Les responsabilités et les risques

Responsabilité civile

Le syndic bénévole engage sa responsabilité civile personnelle en cas de faute de gestion :

• Défaut d'entretien causant un préjudice
• Erreur de comptabilité
• Non-respect des délais légaux
• Mauvaise gestion des travaux

L'assurance responsabilité civile

Fortement recommandée, l'assurance RC du syndic bénévole couvre les erreurs de gestion. Comptez 150 à 300€ par an. Certaines assurances habitation proposent cette garantie en option.

Responsabilité pénale

En cas de négligence grave (mise en danger d'autrui, détournement de fonds), la responsabilité pénale du syndic peut être engagée.

Comment se protéger

• Souscrire une assurance RC
• Documenter toutes les décisions : PV, courriers, emails
• Respecter les procédures : Convocations, votes, notifications
• Ne pas dépasser ses pouvoirs : Toujours dans le cadre des décisions d'AG
• Se former : Connaître ses obligations légales

Le conseil syndical : votre allié

Le conseil syndical assiste et contrôle le syndic. Pour un syndic bénévole, c'est un soutien précieux :

• Répartition des tâches : Déléguer certaines missions
• Contrôle des comptes : Vérification avant l'AG
• Aide à la décision : Choix des prestataires, des travaux
• Relais avec les copropriétaires : Moins de sollicitations directes

Quand faire appel à un professionnel

Situations nécessitant une expertise externe

• Gros travaux : Ravalement, toiture, rénovation énergétique
• Contentieux complexes : Impayés importants, litiges
• Sinistres majeurs : Dégâts des eaux, incendie
• Modifications du règlement : Aspects juridiques

Professionnels à consulter

• Avocat spécialisé : Litiges, contentieux
• Expert-comptable : Comptabilité complexe
• Architecte : Travaux importants
• Huissier : Recouvrement d'impayés

FAQ : vos questions sur le syndic bénévole

Puis-je être rémunéré comme syndic bénévole ?

Non, par définition le syndic bénévole n'est pas rémunéré. En revanche, vous pouvez vous faire rembourser vos frais réels (téléphone, déplacements, fournitures) sur justificatifs, si l'AG l'a voté.

Que se passe-t-il si je veux arrêter ?

Vous pouvez démissionner à tout moment, avec un préavis raisonnable (généralement 3 mois). Il faut organiser une AG pour désigner un nouveau syndic.

Puis-je cumuler syndic bénévole et président du conseil syndical ?

Non, ces deux fonctions sont incompatibles. Le conseil syndical contrôle le syndic, il ne peut donc pas être juge et partie.

Combien de temps faut-il consacrer à cette fonction ?

Comptez en moyenne 2 à 5 heures par semaine pour une copropriété de 10-15 lots, plus en période d'AG ou de travaux.

Checklist du syndic bénévole

À la prise de fonction

• Récupérer toutes les archives de l'ancien syndic
• Ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat
• Immatriculer la copropriété au registre national
• Souscrire une assurance RC syndic
• Mettre à jour la fiche synthétique

Chaque année

• Préparer et envoyer les convocations d'AG (21 jours avant)
• Établir les comptes annuels
• Voter le budget prévisionnel
• Appeler les charges trimestriellement
• Mettre à jour le carnet d'entretien

Au quotidien

• Répondre aux demandes des copropriétaires
• Suivre les contrats d'entretien
• Gérer les petites réparations
• Relancer les impayés
• Archiver tous les documents

Comment Coproo accompagne les syndics bénévoles

Coproo a été conçu pour simplifier la vie des syndics bénévoles :

• Comptabilité automatisée : Saisie simplifiée, comptes conformes
• Appels de fonds en un clic : Génération et envoi automatiques
• Suivi des paiements : Relances automatiques des impayés
• Convocations d'AG : Modèles conformes, envoi dématérialisé
• Archivage sécurisé : Tous vos documents accessibles en ligne
• Support juridique : Guides et modèles de documents

Devenir syndic bénévole est un engagement fort au service de votre copropriété. Avec une bonne organisation, les bons outils et un conseil syndical impliqué, c'est une mission à la portée de tout copropriétaire motivé.